Stručná příručka obsahující návody a rady
“Jak založit organizační síť a jak pokračovat”
Zde naleznete soubor prakticky orientovaných návodů a rad týkajících se následujících aspektů práce v organizačních sítích:
- Partneři a investoři
- Důvod a záměr
- Charakteristika organizačních sítí
- Řízení a regulace
- Trvání a intenzita
- Charakter organizační sítě/vztahy uvnitř organizační sítě
- Podmínky
1. Partneři a investoři
Přizvěte klíčové investory, abyste zajistili, že budou mít přehled o místní problematice co se týče potřeb a problémů
Udržujte optimální velikost organizační sítě (přinejmenším na začátku)
Obecné pravidlo – orgán s rozhodovacími pravomocemi by neměl sestávat z více než 12 členů
Přizvěte velkou směsici lidí (specialisty, mnohostranné lidi, experty, idealisty, informátory, novátory atd.)
V případě potřeby přizvěte vhodné iniciátory, motivátory, stimulátory z organizací klíčových partnerů
Členové musí mít potřebné znalosti o problému, se kterým vystupují
Každý zúčastněný musí poznat výhody, musí mít prospěch z účasti
Členové by si měli dát pozor na střet zájmů, každý musí směřovat úsilí ke společným zájmům
Konkurenti musí usilovat o společnou věc
Pokud je to možné, ať je členství dobrovolné
První kontakt by měl být tváří v tvář
Proměnlivá struktura dovoluje nové názory a posilňuje členství
Vyjasněte si oficiální a přidělené funkce/role
2. Důvod a záměr
Členové si potřebují navzájem vyměňovat informace o zálibách, vyhlídkách do budoucna, minulosti, což pomáhá najít společnou řeč.
Lidé se potřebují osobně ztotožnit s myšlenkami a cíli organizační sítě a musí být motivovaní, aby se zapojovali a přijali ji za svou.
Organizační síť musí mít jasnou působnost
Členové organizační sítě se musí shodnout na záměrech a musí mít jasné programové prohlášení
Organizační síť musí mít dosažitelné, přesně stanovené a reálné cíle
V organizační síti je třeba přesně vymezit a shodnout se na milnících
Je lepší stanovit si pro začátek krátkodobé, snadné cíle, aby se brzy dostavil úspěch
Musí být zřejmý vyšší význam pro všechny zúčastněné členy
Nebuďte zpočátku příliš ctižádostiví.
Dohodněte se na tom, kde organizační síť zapadne do šíršího záběru (to jest shora dolů nebo zdola nahoru)
Účast by také mohla být procesem k posílení občanů. Dodává to na důvěryhodnosti a podporuje podnikavost.
Snažte se pochopit, odkud každý partner pochází (připusťte rozdílné výchozí pozice)
3. Charakteristika organizačních sítí
Profesionální a/nebo osobní důvěra a respekt by měli podpořit práci v organizační síti
Pokud je to vhodné, odsouhlaste dobu trvání organizační sítě
Sjednoťte pravidla a směrnice organizační sítě se zásadami chování
Je třeba, aby organizační síť byla flexibilní, aby byla schopna adaptovat se na změny
Členové by se měli angažovat
Vysoké požadavky na příspěvky
Jasná a obecně odsouhlasená strategie
Mějte plán práce, se kterým všichni souhlasí
Pružná agenda umožní sdílet patřičné informace
Důsledná docházka
Průhlednost, nezaujatost, dobrovolná účast, vnímání přínosu
Utváření /formování partnerství může pomoci začlenění a udržitelnosti
Dejte si pozor na odlišné typy síťových systémů/struktur a zkuste vybrat ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám
4. Řízení a regulace
Ustanovte jasné vedení a sjednocený management
Členěná a flexibilní dle potřeby
Zachovejte strukturu, kde je to vhodné
Členové sítě musí porozumět rolím a povinnostem a navzájem svým schopnostem
Neslibujte, co nemůžete dodržet
Stanovte termíny pro schůzky dostatečně v předstihu, aby si je lidé mohli zapsat do diářů
Buďte tak demokratičtí, jak jen to půjde
Buďte připraveni rozhodovat se v odpovídajícím čase
Vedení musí mít strategii
Pokud je to možné, mějte nestranného koordinátora
Neexistuje jediný vhodný nástroj nebo metoda pro fungování organizační sítě, buďte připraveni adaptovat je svým potřebám a okolnostem
Je užitečné stanovit přechodný systém vyjednávání, pokud hrozí riziko konfliktu
Soustavně prověřujte, zda všichni členové postupují, dosahují výsledků a cítí se angažovaní (mělo by být praktikováno na individuální úrovni)
Schopnost účinně se podělit / zpřístupnit požadované informace
Systém sebehodnocení by měl soustavně prověřovat, zda partnerství zůstává věrné svým základním hodnotám a původním záměrům
Jasný mechanismus pro přijímání nových členů a nahrazování členů starých
Vniřní organizační struktura by měla být na výkonné a rozhodování schopné úrovni
5. Doba trvání a intenzita
Dohodněte se na tom, jak často je třeba, aby se členové organizační sítě scházeli a jak dlouho budou setkání trvat
Shodněte se na rázu organizační sítě
6. Charakter organizační sítě/ vztahů uvnitř organizační sítě
Jednejte se všemi členy rovnocenně
Povinnosti všech členů musí být jasně určeny
Musí být nastolena vyváženost mezi kompromisy
Patřičně reagujte na zpětnou vazbu
Buďte schopni pružně přidělit pravomoci a úkoly podskupinám ( !!! podskupinám – všeobecně)
Jasná komunikace a plné nasazení uvnitř struktury
Efektivní využívání dovedností a schopností členů
Dobrý a vyvážený tok zpráv a informací uvnitř i navenek
Zajistěte pomocí zpětné vazby, hodnocení, monitoringu přijetí požadovaných změn
Kdykoli je to možné, setkávejte se tváří v tvář
Zpřístupněte dostupné komunikační nástroje k efektivnímu využití (to jest I.C.T.)
Financování ovlivňuje rozvoj organizační sítě (orientovaný na proces, orientovaný na služby)
Rozložte riziko např. rozdělením zodpovědnosti, úkolů mezi členy
Je užitečné pochopit teorii vzájemného ovlivňování a dynamičnost skupiny
Nezbytností je aktivní zapojení a povzbuzování všech partnerů, ujistěte se, že se jedná o demokratický proces
Nepodceňujte hodnotu setkání tváří v tvář (1:1)
Převeďte slova do praxe! Udržujte rovnováhu mezi mluvením a činy
Struktura vyplývá ze strategie
Každý obecně rozumí tomu, co je úspěch
7. Podmínky/ co je potřeba
Spolehlivé financování je potřebné především pro plnění úloh managementu
Spolehlivé lidské zdroje
Velmi užitečný je osobní kontakt se subjekty řízení
Pochopení pro rozhodovací proces a moc
Dobrá komunikační strategie (uvnitř i navenek)
Jasně stanovená očekávání
Promýšlení postupů a operací
Dobrá vyváženost mezi výtěžkem a vkladem
Rozpoznání existujících či potencionálních konfliktů, problémů, překážek, osobních zájmů a konkurence
Zápisy ze schůzek a akcí zodpovědně a s časovými měřítky/lhůtami
Všeobecné výsledky závisí na přímém přístupu k informacím a subjektu řízení a na schopnostech lidí hodnotit činnost a šířit ji
Prověření dovedností nebo partnerství k určení přínosu každého partnera a k rozpoznání rozdílů
Chvíli potrvá, než se změna zažije: nesuďte výsledky projektů příliš brzy! Čím novátorštější projekt je, tím déle často trvá.
Malé projekty jsou často pokrokovější, ale mívají menší dopad
K dosažení úspěchu musí být velmi jasně definované role v organizační síti
Zpomalte, protože rychlost zvyšuje uzavřenost. Najděte si čas naslouchat.
Zajistěte, aby každý partner dokončil každé stadium vývoje projektu předtím, než postoupí k dalšímu kroku
Větší úspěch může být často zaznamenán spíš v samotném procesu než v konečném výsledku
Hodnoťte proces v každém stádiu, informujte o výsledcích a proberte je, abyste předali tradici a zajistili vývoj projektu do budoucna
Jasný a transparentní systém výběru a poskytování zpětné vazby – to je dvousměrný proces ke zdokonalování odpovědnosti a kompletnosti
Vytvořte si prostor k řešení problémů
Definujte strategii k prezentaci výsledků navenek
Ustanovte si povinnosti a závazky
zpět